Banyak eksekutif percaya bahwa yang dibutuhkan untuk merestrukturisasi organisasi hanyalah dengan meletakkan beberapa kotak dan garis pada selembar kertas. Mereka tidak menyadari bahwa ada ilmu di balik tugas ini.
Bila perusahaan melakukan restrukturisasi tergesa-gesa tanpa pendekatan ilmiah, dan PHK, pemotongan gaji, serta pemutusan hubungan kerja dilakukan tergesa-gesa, mereka berpotensi menderita di kemudian hari saat bisnis kembali normal.
Jangan melakukan restrukturisasi secara tergesa-gesa
Baru-baru ini, kami bekerja dengan klien di Asia Pasifik untuk mengeksplorasi opsi memusatkan layanan kargo mereka di berbagai tingkatan dan lokasi.
Dari perspektif struktural, ini tampak seperti tugas yang mudah. Kami cukup menarik petugas gudang dan pengawas dari setiap lokasi atau lantai dan mendirikan departemen baru.
Akan tetapi, para pekerja gudang dan pengawas memiliki aktivitas kerja yang berbeda dan beroperasi secara independen. Menyatukan mereka akan menimbulkan masalah prosedural yang serius.
Sebagai contoh:
- Bagaimana petugas gudang akan ditugaskan pekerjaan (masalah proses)?
- Bagaimana kita memastikan bahwa tugas akan selaras dengan persyaratan kerja (masalah pengendalian)?
- Bagaimana kita akan mengukur produktivitas? Seberapa fleksibel keterampilan mereka (masalah sumber daya)?
Beralih ke struktur organisasi baru tanpa mengatasi masalah ini akan berakibat bencana.
Itulah sebabnya penting untuk terlebih dahulu mendapatkan pemahaman mendalam tentang proses dan aktivitas utama organisasi melalui data dan pengamatan. Kemudian, dengan menggunakan prinsip-prinsip di balik desain organisasi, kami mengidentifikasi para peraih prestasi, pejuang, dan pendukung organisasi. Informasi ini membantu kami merencanakan struktur organisasi baru yang lebih efektif.
Kunci restrukturisasi yang efisien
Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu diingat saat menilai dan memikirkan kembali struktur organisasi Anda:
1. Akuntabilitas dan tanggung jawab
Penting bagi para pemimpin untuk menetapkan akuntabilitas melalui pendelegasian wewenang yang lebih baik. Ini tidak berarti hanya menghabiskan wewenang – ini berarti jenis keputusan apa yang harus dibuat pada tingkat apa. Terlalu sering keputusan ditunda karena keputusan tersebut diteruskan ke rantai komando yang tidak perlu.
Penting juga untuk mengidentifikasi orang yang tepat dalam organisasi untuk bertanggung jawab atas setiap tugas dan langkah proses. Dengan tanggung jawab yang jelas, setiap orang akan lebih berdaya untuk menyelesaikan pekerjaan.
2. Spesialisasi daripada generalisasi
Seiring berjalannya waktu, wajar saja jika orang-orang mengambil tanggung jawab tambahan yang tidak tercantum dalam deskripsi pekerjaan awal mereka. Namun, jika organisasi Anda sebagian besar terdiri dari para generalis, bukan spesialis, kinerja Anda secara keseluruhan kemungkinan akan menurun.
Jika peran dan tanggung jawab ditetapkan dengan jelas, orang akan dapat lebih fokus pada tanggung jawab utama mereka. Hal ini akan menghasilkan output yang lebih berkualitas, dicapai lebih cepat, dan dengan biaya lebih rendah.
Ada baiknya juga untuk menerapkan matriks RACI (bertanggung jawab, akuntabel, diajak konsultasi, diberi tahu) guna menentukan siapa yang bertanggung jawab dan akuntabel atas setiap aktivitas serta siapa yang harus diajak konsultasi dan diberi tahu pada setiap langkah.
3. Batasan dan rentang kendali
Jika batasannya tidak jelas, hal ini dapat menyebabkan pemborosan alokasi sumber daya manusia, proses yang tidak efisien, dan peningkatan biaya operasional.
Misalnya, dalam salah satu proyek kami, kami menemukan bahwa klien memiliki 14 tingkatan peran. Namun, peran-peran ini dibagi berdasarkan tingkatan gaji, yang tidak selalu berkorelasi dengan tingkat tanggung jawab atau pengalaman. Organisasi akhirnya membayar lebih untuk sebagian besar stafnya sementara tingkat pengawasan tidak memadai. Hal ini akan menyebabkan inefisiensi.
Pertimbangkan ilmu pengetahuan
Desain organisasi yang efektif melibatkan pembangunan struktur yang mendukung penyebaran sumber daya dan proses yang paling efektif dalam lingkup sistem pengendalian manajemen.
Tetapi terlalu sering, ketika perusahaan frustrasi dengan kinerja, mereka akan merancang struktur baru dan mengabaikan implikasi mendalam yang ditimbulkannya pada sumber daya, proses, dan kontrol.
Untuk mencegah hal ini, gunakan pendekatan ilmiah. Pendekatan ini akan memungkinkan Anda merancang struktur baru untuk organisasi Anda yang benar-benar berfungsi, sehingga memberikan landasan yang kokoh bagi keberhasilannya di masa mendatang.
