Program transformasi digital sebuah perusahaan manufaktur mengalami kendala. Meskipun telah dilakukan upaya dan perencanaan yang matang untuk menemukan solusi digital yang tepat, penerapannya berjalan lambat selama peluncuran.
Salah satu alasan utamanya adalah tim pimpinan senior. Beberapa dari mereka enggan bereksperimen dengan hal baru, dan akibatnya, tidak berpartisipasi dalam transformasi digital. Tak perlu dikatakan lagi bahwa kurangnya keterlibatan pimpinan tentu saja mengirimkan pesan yang salah kepada seluruh organisasi.
Ini adalah contoh salah satu elemen yang paling diabaikan dan kurang dikelola dalam program transformasi digital – “faktor manusia”.
Tanpa adanya komitmen di semua tingkatan perusahaan, karyawan sering kali menolak perubahan atau gagal mengadopsi sepenuhnya cara kerja digital yang baru. Hal ini mengakibatkan banyak organisasi tidak dapat memperoleh manfaat penuh dari transformasi digital mereka.
Untuk mengatasi hal ini sejak awal, para pemimpin harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
1. Apakah kita sepenuhnya memahami perlunya perubahan?
Apakah tantangan bisnis Anda diidentifikasi dengan jelas?
Di samping permasalahan strategis klasik, seperti penawaran layanan dan/atau produk versus pesaing, banyak pemimpin bisnis kesulitan menjelaskan strategi digital mereka dengan jelas.
Tanpa strategi digital, transformasi digital mungkin tidak terwujud, tertunda-tunda, atau jika terwujud, akhirnya tidak selaras dengan kebutuhan riil organisasi.
Perumusan strategi digital melibatkan analisis eksternal dan analisis internal, serta pertimbangan serius terhadap masalah taktis.
Titik awalnya adalah dengan menguraikan isu-isu secara jelas di semua bidang organisasi setidaknya dalam tiga dimensi:
Analisis Eksternal, yang melibatkan pemahaman:
- Teknologi berkembang apa yang relevan dan di mana posisi pesaingnya dalam lanskap ini?
- Seberapa siapkah organisasi untuk menerima teknologi baru? Misalnya, apakah infrastruktur TI yang dibutuhkan (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) sudah tersedia?
- Kapan waktu terbaik untuk memperkenalkan cara kerja digital baru?
Analisis Internal , yang melibatkan penggunaan teknologi yang sudah ada:
- Sejauh mana prosesnya masih manual? Misalnya, apakah permintaan masih dilakukan secara manual?
- Apakah teknologi digunakan untuk mengelola sumber daya? Misalnya, apakah perencanaan sebagian besar masih merupakan proses manual/reaktif?
- Seberapa baik teknologi yang ada bekerja sama? Misalnya, apakah karyawan masuk dan keluar dari sistem yang berbeda, apakah laporan dibuat secara manual di Excel dengan mengekspor dan menggabungkan sumber data?
- Seberapa baik teknologi digunakan untuk mengelola kinerja? Misalnya, apakah kita memiliki visibilitas terhadap efisiensi tenaga penjualan kita?
Analisis Taktis , yang mencakup isu-isu taktis yang menghambat suatu organisasi:
- Bagaimana akuntabilitas digital dalam fungsi dan di seluruh organisasi?
- Seberapa baik kompetensi digital karyawan?
- Bagaimana moral karyawan? Seberapa besar keinginan mereka untuk berubah?
2. Apakah kita memiliki visi yang jelas tentang masa depan digital kita?
Bagaimana solusi digital akan memecahkan tantangan organisasi?
Setelah analisis selesai, pimpinan harus melakukan evaluasi terstruktur untuk menentukan transformasi digital apa yang diperlukan guna memenuhi kebutuhan bisnis sesungguhnya.
Kepemimpinan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Bagaimana teknologi digital yang tersedia dapat memecahkan masalah organisasi?
- Berapa laba atas investasi (ROI) yang diharapkan? Apakah ROI dapat dilihat?
- Apakah solusi digital terutama digunakan untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan? Seberapa akurat dan andal solusi tersebut? Ketika masalah dipecahkan dengan solusi digital baru, bahkan yang sederhana sekalipun, harapan dan keyakinan akan muncul. Ketakutan dan skeptisisme akan berkurang.
Manfaat digitalisasi harus diutarakan dengan jelas kepada semua orang. Hal ini akan membantu orang-orang yang tidak menyukai dunia digital untuk merasa percaya diri dalam program transformasi digital.
3. Siapa saja orang-orang yang Anda anggap 'tidak menyukai dunia digital'?
Apakah ini terjadi pada seluruh organisasi atau hanya pada tim manajemen senior? Apakah masalah ini khusus terjadi pada satu departemen, seperti manufaktur, penjualan, atau keuangan?
Biasanya, setiap ide baru membagi orang ke dalam salah satu kelompok berikut:
- Penggemar (15%)
- Belum memutuskan (70%)
- Skeptis (15%)
Di sebuah perusahaan minyak dan gas tempat saya bekerja, meskipun tim teknologi yakin akan manfaat transformasi digital, tim operasi bersikap skeptis. Dengan mengidentifikasi sumber penolakan, kami mampu mengembangkan strategi yang tepat untuk mengubah mereka dari penentang menjadi pengadopsi. Untuk membalikkan keadaan, kami mengomunikasikan manfaat program secara berlebihan dan berbagi bukti konsep dan kisah sukses.
4. Apakah Anda mengelola proses perubahan?
Setiap organisasi yang pernah mencoba perjalanan transformasional akan setuju bahwa keberhasilan transformasi merupakan fungsi tindakan teknis dan taktis.
Organisasi pada umumnya cenderung fokus pada aspek teknis dan mengabaikan aspek taktis, seperti komunikasi di muka dan mengidentifikasi serta menegakkan tanggung jawab dan akuntabilitas dalam cara kerja digital baru, dimulai dari tim kepemimpinan.
Dengan strategi digital di tangan, kepemimpinan memainkan peran penting dalam melibatkan, mempromosikan, menginspirasi, dan melibatkan semua orang dalam organisasi.
Meskipun para pemimpin memahami pentingnya "penerimaan solusi", banyak yang tidak memahami cara mewujudkan penerimaan tingkat tinggi. Saya sering mendengar para pemimpin mengatakan bahwa untuk mewujudkan penerimaan, diperlukan lebih banyak pelatihan. Menurut pendapat saya, ini hanya sebagian benar. Banyak organisasi menghabiskan jutaan untuk melatih karyawan mereka, namun tingkat adopsi digital masih sangat rendah. Untuk benar-benar mewujudkan penerimaan, organisasi harus berpikir lebih dari sekadar pelatihan. Misalnya:
- Penerapan digital melibatkan adanya rencana tindakan yang dikaitkan dengan individu (bukan tim) sehingga ada akuntabilitas yang jelas.
- Program harus memiliki mekanisme evaluasi yang mengukur dan melacak adopsi digital. Mekanisme ini harus dipublikasikan untuk menyoroti siapa yang terdepan dan yang tertinggal.
- Perjalanan digital juga harus memiliki tata kelola yang berkelanjutan – waktu dan perhatian pimpinan senior harus dijaga hingga penerapan penuh. Jika pimpinan senior gagal terlibat, program akan melambat dan bahkan mungkin berhenti.
5. Apakah Anda merayakan kesuksesan?
Perjalanan digital yang sukses seharusnya menghasilkan manfaat yang signifikan. Namun, banyak organisasi gagal merayakannya – tidak ada umpan balik yang lebih buruk bagi moral daripada umpan balik negatif, dan tentu saja, umpan balik positif adalah yang terbaik.
Kurangnya perayaan dapat memengaruhi moral dan menekan inovasi. Hal ini pada akhirnya dapat menjauhkan kontributor besar dan mencegah mereka yang ragu-ragu untuk berpartisipasi dalam upaya di masa mendatang.
Kontributor signifikan terhadap perubahan, atau pengguna yang menunjukkan hasil fenomenal, seharusnya menerima pujian dan ucapan terima kasih yang sepantasnya.
Dalam salah satu proyek saya, perusahaan memutuskan untuk memberikan 50% keuntungan finansial kembali kepada karyawan. Tindakan dermawan ini menghasilkan antusiasme yang luar biasa dari para karyawan dan pertumbuhan yang luar biasa bagi perusahaan di tahun-tahun berikutnya.
Mewujudkan perubahan digital memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat – melibatkan dan mendukung tenaga kerja di sepanjang perjalanan. Transformasi digital yang dilakukan dengan baik menghasilkan perbaikan finansial dan operasional, serta peningkatan moral karyawan – semua bahan untuk kesuksesan di masa depan.
* Kami menganggap serius kerahasiaan klien. Meskipun kami merahasiakan merek, hasilnya nyata.
