Desain organisasi merupakan unsur utama untuk aliran informasi yang efektif dalam suatu bisnis. Desain organisasi memungkinkan kolaborasi silang yang lancar antara departemen, sehingga karyawan memperoleh pemahaman yang jelas tentang peran mereka dalam konteks tujuan perusahaan yang lebih besar.
Misalnya, perjuangan umum yang dihadapi banyak perusahaan adalah mencapai keseimbangan optimal antara penawaran dan permintaan.
Pada masa-masa awal manufaktur, permintaan umumnya lebih tinggi daripada pasokan dan pilihan untuk kustomisasi terbatas. Bahkan, standarisasi dipandang sebagai pendekatan yang lebih disukai untuk memaksimalkan efisiensi. Kutipan terkenal Henry Ford, "Setiap pelanggan dapat mengecat mobil dengan warna apa pun yang diinginkannya asalkan berwarna hitam". Pendekatan ini mengurangi dampak buruknya arus informasi organisasi, dengan terbatasnya informasi untuk dikomunikasikan antar departemen.
Menavigasi target yang berbeda antar departemen
Namun, ketika pasokan umumnya lebih tinggi daripada permintaan, kustomisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan kini menjadi hal yang terpenting bagi produsen. Tantangannya kemudian adalah terus-menerus melakukan tarik-menarik antara tim penjualan dan produksi – yang satu terutama peduli dengan memaksimalkan pendapatan, yang lain peduli dengan menjaga biaya unit manufaktur tetap rendah dan memenuhi KPI manufaktur. Keberhasilan organisasi saat ini bergantung pada kemampuannya untuk mengelola hal ini secara efektif.
Wendy L Tate, Diane Mollenkopf, Theodore Stank, dan Andrea Lago da Silva membahas beberapa ciri utama perusahaan yang berhasil mengelola masalah abadi ini dalam artikel mereka, “ Mengintegrasikan Penawaran dan Permintaan ”. Kuncinya di sini adalah memahami bagaimana nilai dapat diciptakan dengan mendorong kolaborasi antara sisi penawaran dan permintaan perusahaan.
Terlalu sering, indikator kinerja utama (KPI) untuk produksi dan penjualan tidak saling terkait, sehingga setiap departemen bekerja untuk memenuhi target mereka sendiri tanpa mengingat tujuan organisasi secara keseluruhan.
Komunikasi antara bagian penjualan dan bagian produksi dapat semakin terhambat karena kegagalan para manajer untuk memahami bagaimana area mereka memengaruhi efisiensi dan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan. Kurangnya analisis tentang dampak variasi produksi dari hari ke hari juga dapat memperparah masalah ini.
Menanamkan berbagi data dalam desain organisasi
Data, meskipun tersedia, sering kali tidak dibagikan ke seluruh organisasi. Rapat lintas departemen cenderung terjadi paling banyak tiap triwulan, tetapi sering kali tidak lebih dari setahun sekali. Hal ini mendorong setiap unit dalam perusahaan untuk memiliki fokus yang terpisah daripada berkonsentrasi pada keberhasilan organisasi secara keseluruhan dan bagaimana mereka dapat berkontribusi terhadapnya.
Hal ini terutama berlaku dalam kasus organisasi yang bergantung pada pemasok untuk produk mereka. Pembagian informasi yang efektif dapat menjadi landasan keberhasilan mereka.
Kami menemukan contoh ini saat bekerja di sebuah perusahaan manufaktur kertas. Begitu para pemangku kepentingan terkait memahami dampak variasi parameter produksi dan hal ini menjadi topik diskusi harian, setiap orang menjadi lebih sadar akan dampak pekerjaan mereka sendiri terhadap organisasi secara keseluruhan. Hal ini kemudian menjadi katalisator untuk mengoptimalkan produksi.
Siap untuk perubahan di organisasi Anda?
Meningkatkan hubungan pemasok-pengecer dan memanfaatkan informasi
Dengan munculnya raksasa ritel, para peritel telah menjadi pihak kunci dalam mendorong efisiensi organisasi di kalangan produsen. Dalam artikel mereka yang berjudul “ Membangun Kembali Hubungan Antara Produsen dan Peritel ”, Niraj Dawar dan Jason Stonelli meneliti bagaimana para pemain ini mengendalikan akses pasar dan memengaruhi perilaku konsumen.
Dengan penjualan Walmart 4.5 kali lebih banyak dari pemasok terbesar mereka, Proctor and Gamble, mudah untuk melihat kekuatan yang dimiliki pengecer. Produsen dapat memperoleh keuntungan dari hubungan ini.
Pengecer besar mengumpulkan sejumlah besar data mengenai pola pembelian pelanggan. Hal ini memberikan peluang besar bagi perusahaan manufaktur. Dengan menemukan cara untuk mengakses informasi ini, mereka dapat memanfaatkannya untuk mengubah pola produksi mereka.
Membangun komunikasi lintas departemen melalui perubahan perilaku
Desain organisasi yang lebih baik memungkinkan organisasi untuk menyederhanakan proses pengambilan keputusan, menyelaraskan upaya masing-masing departemen dengan lebih baik untuk mendukung tujuan bisnis, dan menghilangkan lapisan manajemen yang tidak efisien. Desain organisasi memberikan kejelasan tentang peran dan tanggung jawab, hubungan pelaporan, dan yang terpenting menyeimbangkan kapasitas manajerial, sehingga menciptakan platform untuk komunikasi dan efektivitas operasional yang lebih baik.
Namun, langkah pertama untuk mengubah cara departemen Anda berkomunikasi, dan cara perusahaan Anda berinteraksi dengan pemasok dan pengecer, adalah perubahan perilaku di seluruh organisasi.
Di Renoir Consulting, kami adalah spesialis dalam penerapan perubahan. Metodologi kami untuk memengaruhi dan melacak perubahan perilaku telah disempurnakan selama lebih dari 25 tahun. Kami percaya bahwa hasil dari program transformasi terperinci harus berupa penerapan penuh cara kerja baru, dari bawah ke atas.
Kami berfokus pada hasil nyata dan hasil yang terukur. Konsultan kami bekerja sama erat dengan tim di setiap organisasi klien untuk menciptakan budaya diskusi dan analisis, yang mendorong perbaikan berkelanjutan dan cara kerja baru yang berkelanjutan.
Hubungi tim kami untuk mengidentifikasi dan menerapkan peluang pertumbuhan bagi organisasi Anda.
Apakah KPI Anda di seluruh departemen selaras untuk mendukung tujuan bisnis?
