Pada hari Minggu yang dingin tanggal 14 April 1912, Kapal Uap Royal Mail Titanic menabrak gunung es. Kapal itu tenggelam dalam waktu tiga jam. Ada 2,224 penumpang dan awak kapal. Lebih dari 1,500 orang tewas.
Sejarah mencatat serangkaian keputusan buruk yang menyebabkan tenggelamnya RMS Titanic. Bagaimana seorang operator radio nirkabel mengabaikan peringatan gunung es yang penting. Bahwa Titanic hanya membawa sekoci penyelamat yang cukup untuk setengah dari jumlah penumpang di dalamnya. Atau bagaimana pembuat kapal mencoba memangkas biaya dengan menggunakan paku keling berkualitas buruk, yang mungkin telah melemahkan lambung kapal dan menyebabkannya pecah saat kapal menabrak gunung es.
Akhir tragis Titanic adalah pengingat yang mengerikan bahwa keputusan yang tampaknya kecil dan buruk dapat membesar menjadi konsekuensi yang besar.
Banyak kapten perusahaan yang berlayar tanpa sadar menuju gunung es, tidak menyadari kerugian tersembunyi yang menggerogoti keuntungan mereka.
Sebagian besar bisnis tidak memiliki gambaran lengkap mengenai kerugian mereka. Banyak kerugian yang tidak tercatat dan karenanya, tersembunyi.
Misalnya, kami pernah berurusan dengan klien yang sepertiga dari semua pesanan penjualannya tidak memiliki informasi yang diperlukan. Satu dari tiga aplikasi dikerjakan ulang, tenaga penjualan harus menghubungi pelanggan sekali lagi untuk klarifikasi, yang menyebabkan ketidakpuasan pelanggan. Hal ini juga memperlambat waktu pemrosesan pesanan penjualan dan menambah jam kerja secara signifikan lebih banyak dari yang diperlukan.
Di masa kejayaan, situasi seperti ini ditoleransi dan bahkan dianggap remeh. Namun, dalam lingkungan yang penuh tantangan saat ini, segala bentuk inefisiensi harus dipandang sebagai kerugian karena dapat mencegah organisasi mencapai target sebenarnya.
Atasi kerugian tersembunyi Anda
Banyak perusahaan menderita "Sindrom Gunung Es" di mana keputusan dibuat berdasarkan apa yang terlihat di atas permukaan tetapi mengabaikan apa yang tersembunyi di bawah permukaan. Dan seperti gunung es, 90% masalah sering kali tersembunyi di bawah permukaan, tanpa disadari. Akibatnya, perusahaan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana bisnis terdampak dan apa yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut.
Perusahaan yang sukses membuat keputusan yang tepat untuk meminimalkan kerugian dan memaksimalkan keuntungan. Mereka melakukannya dengan terus mengevaluasi operasi mereka untuk mengungkap apa yang ada di balik permukaan.
Berikut cara Anda dapat memecahkan masalah kerugian tersembunyi di perusahaan Anda:
1. Definisikan masalahnya
Pertama, identifikasi tujuan, cakupan, pelaku, dan area kerja yang perlu Anda garap. Kemudian, identifikasi anggota tim yang akan melakukan curah pendapat untuk membuat daftar semua aktivitas utama, masukan, keluaran, dan keputusan dalam proses saat ini.
2. Kumpulkan informasi yang tepat
Saat berbicara dengan orang, tanyakan bukan hanya tentang ukuran kinerja proses, tetapi juga tentang input proses dan ukuran pelaksanaan proses. Misalnya, pendapatan penjualan adalah ukuran kinerja proses, tetapi jumlah panggilan penjualan adalah ukuran input dan waktu pemrosesan pesanan adalah contoh ukuran pelaksanaan.
3. Memproses informasi
Misalnya, mungkin ada dokumen permintaan pembelian formal, tetapi secara informal, beberapa orang mungkin meminta materi melalui telepon atau email. Dua metode terakhir harus disertakan dalam proses pengumpulan informasi.
Kadang-kadang, karyawan mungkin perlu didorong untuk mengungkap proses informal. Mintalah orang-orang untuk menjelaskan, dengan kata-kata mereka sendiri, bagaimana peristiwa sebenarnya terjadi. Saat itulah proses informal muncul dari kedalaman.
4. Petakan proses dan buat keputusan
Sekarang saatnya mengubah informasi yang telah kita kumpulkan menjadi peta proses.
Peta proses adalah alat sederhana yang memberikan pemahaman terperinci tentang apa yang terjadi dalam suatu proses. Peta ini juga berfungsi sebagai dokumen praktis yang dapat "diinterogasi" untuk menciptakan proses yang lebih baik.
Berdasarkan informasi yang dikumpulkan, identifikasi pemangku kepentingan yang terlibat dalam aktivitas yang tercantum dalam peta proses. Kerjakan peta proses bersama mereka – periksa apakah peta tersebut benar dan tantang setiap langkahnya.
Catat semua pengamatan atau kritik dan pastikan untuk menentukan akar penyebabnya. Pengetahuan ini penting dalam langkah berikutnya.
5. Mengembangkan solusi dan membuat keputusan
Sangat penting untuk menyertakan pandangan semua pihak terkait dalam proses pengambilan keputusan. Mereka tidak hanya akan terkena dampak langsung dari perubahan, tetapi juga akan memiliki wawasan penting yang dapat membantu mengembangkan solusi.
Misalnya, para pemangku kepentingan ini dapat membantu mengidentifikasi aktivitas yang tidak bernilai dan melakukan curah pendapat untuk mencari cara menghilangkannya. Mereka juga dapat menemukan cara untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas yang tersisa.
Dengan mempertimbangkan pandangan mereka, rasa kepemilikan akan tercipta dan perubahan akan berkelanjutan.
6. Menerapkan dan mempertahankan kinerja
Untuk memastikan bahwa proses baru akan sepenuhnya diadopsi oleh para pekerja, pembinaan di tempat kerja sangatlah penting. Para pekerja harus dilatih secara langsung untuk melaksanakan tugas-tugas baru mereka hingga menjadi kebiasaan.
Kami menemukan bahwa sering kali lebih baik menggunakan peta proses daripada prosedur tertulis untuk melatih tenaga kerja karena lebih mudah dicerna dan memberikan gambaran lebih baik tentang bagaimana peran mereka terintegrasi dengan keseluruhan upaya.
Memahami akar kerugian tersembunyi
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus ditanyakan organisasi kepada diri mereka sendiri secara berkala:
- Apakah Anda memahami kerugian tersembunyi Anda?
- Sudahkah Anda mengidentifikasi akar permasalahannya?
- Apakah Anda mengukur metrik yang tepat?
- Dapatkah Anda menangani krisis dengan lebih baik jika Anda memperhitungkan informasi yang tidak Anda ketahui bahwa Anda mempunyai aksesnya?
- Bagaimana dengan informasi yang tidak Anda ketahui bahwa Anda butuhkan – hal-hal yang tidak diketahui yang terkenal dari Donald Rumsfeld?
Kemungkinan besar kombinasi beberapa atau semua faktor ini berperan.
Agar perusahaan dapat mengatasi kerugian tersembunyi dan mengungguli pesaing, perusahaan perlu mengetahui cara menjalankan segala sesuatunya secara internal dan eksternal, serta cara memperbaikinya. Peta proses merupakan alat yang hebat untuk memfasilitasi pemahaman tersebut.
Selain itu, proses perlu dikontrol menggunakan ukuran input dan eksekusi serta tingkat kinerja output dalam siklus rencana-lakukan-periksa-tindakan yang kami sebut sebagai Sistem Pengendalian Manajemen. Ini memberi tahu kita setiap kali kerugian tersembunyi mungkin terjadi lagi.
Solusi khusus kami, yang dikembangkan bersama para manajer dan staf perusahaan, memberi para pelaku bisnis alat untuk memahami di mana kerugian tersembunyi sehingga mereka dapat mengatasinya. Hubungi kami untuk memulai perjalanan transformasi Anda.
