Sepanjang sejarah manusia, orang-orang telah mewariskan pengetahuan mereka tentang kerajinan dan perdagangan kepada pekerja magang, dan bisnis keluarga telah mewariskan pengetahuan yang terkumpul kepada generasi berikutnya. Namun, manajemen pengetahuan (KM) seperti yang kita pahami sekarang benar-benar mulai berkembang pada tahun 1980-an dan 90-an.
Singkatnya, KM adalah tentang menyediakan pengetahuan yang tepat bagi orang yang tepat saat mereka membutuhkannya. Ini tentang memastikan bahwa organisasi dapat belajar dan kemudian mengambil dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk memperoleh manfaat dan, mudah-mudahan, keunggulan kompetitif!
Para CEO yang cerdik menyadari bahwa kekayaan intelektual merupakan aset yang sangat besar, dan jika dikategorikan, disimpan, dibuat dapat diakses, dan digunakan secara efektif, kekayaan intelektual dapat mendorong peningkatan laba bersih yang besar. Perusahaan konsultan manajemen, yang tidak diragukan lagi memiliki pengetahuan sebagai aset inti, merupakan salah satu perusahaan pertama yang bergabung dalam upaya untuk menggabungkan pengetahuan mereka. Keterlibatan yang cepat dengan teknologi informasi baru memungkinkan mereka memperoleh akses mudah ke kekayaan pengetahuan yang telah terkumpul dan mendorong nilai.
Saat ini manajemen pengetahuan merupakan istilah umum yang lazim di sebagian besar bisnis menengah hingga besar, tetapi seperti yang saya lihat di berbagai industri di seluruh dunia, istilah ini sering kali tidak efektif.
Dalam proyek-proyek terkini di bidang manufaktur kimia di Asia, transportasi umum di Selandia Baru, dan telekomunikasi di Inggris, kami telah menemukan masalah serupa dengan program KM klien. Masalah tersebut mencakup kurangnya perhatian terhadap kategorisasi, aksesibilitas yang buruk, data yang salah dan hilang, dan yang terpenting, ketidakmampuan untuk menggunakan sejumlah besar data yang tersedia untuk memberikan manfaat apa pun.
KM yang benar-benar efektif menyediakan manajemen sistematis atas aset pengetahuan suatu organisasi, menciptakan nilai, dan memenuhi persyaratan taktis dan strategis. KM mencakup semua inisiatif, proses, strategi, dan sistem yang relevan yang mendukung dan meningkatkan penyimpanan, penilaian, pembagian, penyempurnaan, dan penciptaan pengetahuan.
Jika Anda merasa manajemen pengetahuan di organisasi Anda belum berjalan dengan baik, sebaiknya Anda kembali ke dasar. Berikut ini beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan:
1. Di mana dan dalam bentuk apa pengetahuan ada di dalam organisasi Anda
2. Cara terbaik untuk menghasilkan atau memperoleh pengetahuan baru yang relevan
3. Bagaimana cara mempromosikan budaya yang mendukung pembelajaran dan berbagi pengetahuan
4. Bagaimana menyediakan pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat
5. Bagaimana mengelola faktor-faktor ini untuk meningkatkan kinerja, dengan mempertimbangkan tujuan strategis organisasi Anda dan peluang serta ancaman jangka pendek
Seperti banyak klien kami, aset terpenting perusahaan konsultan adalah pengetahuan bawaannya, jadi tentu saja penting bagi kami untuk memanfaatkannya sebaik-baiknya. Jadi, bagaimana kami sendiri telah mewujudkannya?
Ketika saya berbicara dengan Manajer Pengetahuan kami, Rick Smith, dia mengonfirmasi bahwa infrastruktur KM dinamis kami, yang didukung oleh budaya berbagi pengetahuan, sangat penting untuk memberikan layanan konsultasi tingkat tertinggi kepada klien kami. Dia menjelaskan bahwa ketika dia bergabung dengan Renoir pada tahun 2011, meskipun intranet kami memiliki beberapa fitur bagus untuk digunakan, fungsinya tidak memadai, ketinggalan zaman, dan tidak intuitif. Itu juga tidak mudah diskalakan. Kelemahan ini jauh lebih besar daripada kelebihannya.
Ia menghitung bahwa staf kami yang bergantung pada pengetahuan (70% dari tenaga kerja kami) masing-masing menghabiskan sekitar empat jam per minggu untuk mencari dokumen dan templat yang relevan, dan sekitar enam jam per minggu untuk 'menemukan kembali roda'. Analisis internal menunjukkan bahwa solusi pencarian dan manajemen pengetahuan yang lebih tangguh dapat menghemat lebih dari £500,000 per tahun melalui peningkatan produktivitas.
Kasus bisnis itu memberinya lampu hijau untuk merombak sistem KM dan proses terkait, dengan fokus terutama pada pengelolaan dokumen dan keterlibatan klien.
Rick memutuskan bahwa pendekatan terbaik adalah membagi manajemen dokumen kami menjadi dua area:
- Contoh dokumen yang berfokus pada setiap vertikal industri dan metodologi, alat, templat, dan praktik terbaik yang relevan
- File khusus klien yang berkaitan dengan penjualan, analisis, administrasi proyek, dan hasil akhir
Sistem yang efisien ini akan memungkinkan kami memberi orang-orang terkait akses mudah ke informasi yang tepat, meningkatkan kompetensi inti kami dengan efek positif langsung.
Terkait implementasi, Rick dan timnya menerapkan praktik terbaik KM dan teknik khusus yang terbukti berhasil di bidang konsultasi. Hal ini memungkinkan mereka menghemat waktu yang berharga, sehingga kami dan klien kami dapat segera memanfaatkan sistem baru tersebut.
Apa bedanya?
Dengan pengalaman konsultasi selama lebih dari dua dekade, kami telah bekerja dengan klien di seluruh dunia dalam hampir setiap industri yang dapat dibayangkan. Kini, sebelum memulai sebuah proyek, sistem KM kami memungkinkan konsultan kami untuk mengumpulkan data dari proyek-proyek terdahulu yang relevan, seperti temuan dan kendala industri yang umum, area peluang dan laba atas investasi. Hal ini memungkinkan mereka untuk benar-benar memulai dengan cepat.
Konsultan Renoir kini dapat menggunakan basis pengetahuan kami dengan lancar dan efektif untuk membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan keuntungan mereka. Akses mudah ke informasi yang mereka butuhkan berarti mereka dapat bekerja lebih efisien dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk benar-benar membantu klien.
Sistem KM kami juga memungkinkan konsultan untuk mengidentifikasi dan menghubungi kolega dengan keahlian yang relevan dan pengetahuan spesialis saat mereka membutuhkan saran, informasi, atau bantuan.
Jadi sekarang, ketika mereka melibatkan Renoir Consulting untuk suatu proyek, klien dapat merasa yakin bahwa mereka akan mendapatkan manfaat dari pengetahuan kolektif seluruh organisasi.
Bicaralah kepada kami untuk mengetahui bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari keahlian kolektif setiap karyawan kami, di lebih banyak bidang
