Setiap kali tahun baru tiba, banyak bisnis yang berupaya menerapkan rencana transformasi mereka (Tahukah Anda bahwa “transformasi digital” menjadi salah satu kata kunci manajemen teratas pada pergantian dekade?).
Banyak yang mungkin juga menyadari bahwa sebagian besar rencana transformasi tidak berjalan sesuai harapan atau gagal. Siapa pun yang telah menjalani program transformasi konvensional dari atas ke bawah – yang melibatkan pemotongan biaya, digitalisasi, dan/atau restrukturisasi organisasi – sering kali tidak menghasilkan apa-apa. Organisasi tidak dapat mengikuti pendekatan transformasi "tembak, siap, bidik".
Apa yang kurang dalam sebagian besar kegagalan ini? Manajemen perubahan yang memadai.
Untuk menjelaskan topik ini, kami berbincang dengan lima pemimpin Renoir Consulting – Renoir Changemakers kami sendiri – mengenai kesalahan umum yang mereka lihat, dalam lebih dari 90 tahun pengalaman kolektif dalam manajemen perubahan dan transformasi.
Mereka berbagi dengan kami pertanyaan-pertanyaan umum yang perlu ditanyakan, untuk meningkatkan peluang keberhasilan program transformasi apa pun. Namun pertama-tama, mari kita singkirkan mitos umum.
“Orang-orang menolak perubahan” (?)
Pertama-tama, para pemimpin bisnis perlu melakukan satu perubahan mental ini – meskipun orang mungkin makhluk yang terbiasa, tetapi mereka jelas TIDAK menolak perubahan yang dikelola dengan baik. Di sini, CEO Renoir Consulting, Tom Verkooijen, menjelaskan: “Penolakan terhadap perubahan berasal dari rasa sakit akibat perubahan dan rasa takut terhadap hal yang tidak diketahui. Jika basis yang cukup aman disediakan bagi orang untuk bertahan selama proses berlangsung, mereka akan lebih menerima inisiatif dalam waktu yang lebih singkat.”
3 pertanyaan yang harus dapat dijawab oleh program transformasi
Untuk menyediakan basis yang aman bagi orang-orang, setiap inisiatif transformasi akan memerlukan pendekatan yang disesuaikan untuk manajemen perubahan. Setelah bekerja dengan klien yang telah memulai berbagai perjalanan transformasi, dari yang spesifik untuk fungsi tertentu hingga yang menyeluruh di organisasi, kami menemukan bahwa transformasi yang berhasil mempertimbangkan tiga faktor berikut saat merencanakan pendekatan mereka terhadap manajemen perubahan:
1) Siapakah SEMUA pelanggan perubahan?
Siapa yang akan terdampak oleh perubahan dan apa artinya bagi mereka? Karena manusia adalah agen utama perubahan, alih-alih memaksakan transformasi, organisasi perlu berfokus pada melibatkan semua pemangku kepentingan.
Di sebagian besar organisasi tradisional, rencana transformasi disusun oleh sekelompok kecil pemimpin senior. Meskipun penetapan arah dari manajemen puncak sangat penting, perubahan berkelanjutan hanya dapat terjadi jika dilakukan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
“Keterlibatan pemangku kepentingan sering kali tidak memadai meskipun kebutuhan untuk melibatkan SEMUA ORANG yang terdampak oleh perubahan sudah sangat jelas. Libatkan mereka dalam siklus manajemen perubahan yang telah terbukti, mulai dari memahami alasan perubahan hingga cara melakukannya,” jelas Iain Mulvey, CEO kami di Afrika Selatan.
Itulah yang membuat perubahan berkelanjutan – perubahan harus menjangkau semua karyawan di tingkat individu. Selain itu, jangan hanya terbatas pada pemangku kepentingan internal bisnis – hal ini juga berlaku untuk penyedia layanan eksternal yang sering kali menyerahkan proses kepada pihak lain.
Cara terbaik adalah selalu menjadikannya sebagai upaya tim sejak awal dan mendefinisikan masalah serta solusi bersama-sama. Farouk Jivani, Kepala Bisnis dan Transformasi Digital, percaya bahwa langkah pertama yang krusial inilah yang membedakan perusahaan yang sukses: “Melibatkan organisasi yang lebih luas dan individu yang terlibat dalam mendefinisikan apa yang perlu dilakukan merupakan komponen kunci untuk menciptakan keselarasan dan mengembangkan kepemilikan seputar transformasi.”
2) Dapatkah orang melihat arah perubahan ke depan?
Kemungkinan besar para pemimpin bisnis telah menetapkan visi yang jelas dan diinginkan untuk perjalanan transformasinya. Kini visi tersebut perlu diambil langkah lebih jauh, dan dibuat dapat ditindaklanjuti, dengan melihat gambaran besar dan kecil secara bersamaan.
Transformasi berkelanjutan memerlukan perubahan sistemik. Di situlah pentingnya melihat gambaran besar. Ini berarti memperluas dan membagi setiap inisiatif transformasi menjadi bagian-bagian komponennya.
Untuk melakukan ini, Kepala Analisis kami, Daniel Menezes, menyarankan bahwa rekayasa ulang proses dengan Indikator Kinerja Utama (KPI) dan mekanisme pelaporan yang jelas, bersama dengan penetapan rapat koordinasi yang tepat, adalah yang terpenting. KPI harus diterapkan secara sistematis pada semua langkah rantai nilai untuk memungkinkan peningkatan kinerja yang signifikan. Dengan kata lain, prosesnya harus sistemik dengan mempertimbangkan lingkungan tempat perubahan diberlakukan. Ada keuntungan tambahan jika melakukannya dengan benar: dengan memberdayakan orang-orang yang melakukan perubahan, hal itu juga mengurangi perlunya intervensi pimpinan senior.
Selain mengoptimalkan interaksi berbagai bagian bisnis, para pemimpin bisnis juga perlu "berpikir kecil" saat membuat perubahan di setiap bagian tersebut; Martyn Webber, CEO kami di Asia Tenggara, memberikan nasihat berikut: "Rencanakan dengan presisi militer."
Martyn menekankan pentingnya perencanaan perubahan yang menyeluruh dengan menyarankan bahwa siklus perubahan perlu direncanakan dengan saksama hingga sesi komunikasi terakhir, pergerakan orang, bahkan hingga pengenalan perubahan itu sendiri. “Jangan biarkan apa pun terjadi secara kebetulan”, pungkas Martyn.
3) Siapakah pejuang perubahan pada setiap level?
Bagi sebagian orang, kegembiraan seputar peluncuran (lagi) program transformasi yang menjanjikan perlu diredam oleh fakta yang menyadarkan ini: “Perubahan tidak terjadi melalui buletin dan email tentang program, tetapi melalui orang-orang dalam suatu organisasi”, Farouk mengingatkan.
Program transformasi yang sukses bergantung pada jaringan para pejuang yang memainkan peran berbeda dalam proses perubahan – mulai dari pelaksana di lantai dasar hingga manajemen senior yang menyingkirkan hambatan dan menggambarkan gambaran yang lebih besar. Para pemimpin bisnis juga perlu mempertimbangkan orang-orang yang memiliki pengaruh formal dan informal terhadap perilaku kolega mereka. Mengidentifikasi dan melibatkan jaringan perubahan yang lebih luas adalah hal yang akan memungkinkan organisasi untuk meningkatkan upaya perubahan. Farouk menyebut langkah ini, “Membangun koalisi perubahan Anda.”
Langkah yang paling penting, ikuti terus sampai tuntas
Tetap berpegang pada semua hal di atas tidak menjamin keberhasilan. Hidup dalam dunia VUCA (volatile, doubtful, complex, and doubtful) berarti rencana terbaik sekalipun bisa gagal jika organisasi tidak memperkuat proses dengan perangkat manajemen perubahan yang tepat.
“Program transformasi baru dimulai di GO-LIVE dan perjalanannya sering kali lebih sulit dari yang diharapkan. Implementasi adalah tempat semua orang berjuang dan mendukung perubahan perilaku, melalui rencana manajemen perubahan yang komprehensif, adalah satu-satunya cara untuk memastikan transformasi berhasil,” kata Farouk. Jadi, baik itu orientasi individu ke peran baru mereka di organisasi, atau membuat orang menggunakan dan membuat keputusan melalui platform analitik yang baru dipasang, GO-LIVE adalah tempat perubahan perilaku dimulai.
Iain juga menambahkan beberapa nasihat perpisahan, mengingatkan para pemimpin bisnis bahwa penting untuk meringankan suasana lingkungan dengan menjaga rasa humor untuk mempermudah transformasi. "Lagipula, meskipun orang tidak menolak perubahan, mereka pasti menolak perubahan yang dilaksanakan dengan buruk," Iain mengingatkan.
Setelah membahas berbagai kendala umum dalam transformasi, Farouk menyimpulkannya dengan mengatakan: “Manajemen perubahan merupakan faktor kunci keberhasilan dalam setiap program transformasi, dan setiap program memerlukan pendekatan yang disesuaikan dengan perubahan tersebut.”
Walaupun faktor-faktor utama yang dibahas ini secara universal penting dalam semua transformasi sukses yang berhasil dikerjakan oleh Renoir, cara penerapannya akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Untuk mengetahui bagaimana pendekatan kami yang telah terbukti dalam manajemen perubahan, yang disusun melalui pengalaman dan praktik terbaik, dapat membantu menerapkan dan meningkatkan inisiatif transformasi Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami. Perubahan dimulai sekarang
